Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Entreprise : CADRES EN MISSION

Ville : Nantes

Présentation

Au sein de l'équipe Competens, vous contribuerez à la gestion administrative et documentaire des dossiers de formation. Votre rôle sera essentiel pour assurer la conformité et la qualité des documents traités.

Missions

• Vérification administrative des dossiers de formation :
  • Consulter les dossiers enregistrés dans COMPETENS.NET.
  • Vérifier la présence des informations et pièces attendues.
  • Contrôler la lisibilité, la cohérence et le classement des documents.
  • Identifier les pièces manquantes, incomplètes, illisibles ou mal classées.
  • Recenser les actions à réaliser et mettre à jour les outils de suivi.
  • Signaler à l'équipe les anomalies nécessitant une analyse ou un arbitrage.
• Relance et suivi des formateurs :
  • Contacter les formateurs selon les modèles et consignes du service.
  • Préciser les pièces attendues et les dossiers concernés.
  • Effectuer les relances nécessaires jusqu'à réception des documents.
  • Assurer la traçabilité des relances et signaler les absences de réponse.
• Intégration et classement des pièces dans COMPETENS.NET :
  • Réceptionner et vérifier la correspondance des documents transmis.
  • Renommer les fichiers conformément aux règles définies.
  • Insérer les pièces dans les dossiers et rubriques appropriés.
  • Contrôler l'enregistrement et la consultation des documents.
  • Actualiser le statut du dossier ou le tableau de suivi après traitement.
• Contribution à la conformité documentaire Qualiopi :
  • Appliquer les procédures, consignes et checklists qualité du service.
  • Corriger les erreurs de classement ou de dépôt identifiées.
  • Préparer les dossiers afin de faciliter leur contrôle par l'équipe Competens.
  • Alerter la responsable ou le référent en cas de doute ou de non-conformité persistante.
• Missions complémentaires :
  • Apporter un renfort administratif ponctuel aux collaborateurs de l'équipe Competens.
  • Réaliser des opérations simples de saisie, classement, archivage ou mise à jour de données.
  • Compléter des tableaux de suivi et effectuer des vérifications documentaires ciblées.
  • Participer au traitement des priorités ou pics temporaires d'activité du service.

Profil recherché

• Formation de niveau baccalauréat à bac +2 dans le domaine administratif, de la gestion ou de l'assistanat.
• Une première expérience dans une fonction administrative, documentaire ou de saisie est appréciée.
• Une expérience dans le secteur de la formation professionnelle constitue un atout.
• Aisance dans l'utilisation des outils informatiques et des plateformes numériques.

Avantages

• Connaissance des règles de base du classement et de la gestion documentaire.
• Bonne maîtrise du français écrit.
• Connaissance des principes de confidentialité et de protection des informations.
• Maîtrise des outils du pack Office et des plateformes numériques.
• Une première connaissance de la formation professionnelle et de Qualiopi est appréciée.