Assistant de direction-Gestionnaire administratif financier F/H

Assistant de direction - Gestionnaire administratif financier F/H

Entreprise : Sorbonne Université

Ville : Paris 5e Arrondissement

Présentation

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans). Le (la) titulaire du poste assure des missions transversales d'assistanat pour l'ensemble de la Direction du budget et des finances, en lien avec les gestionnaires des directions universitaires, notamment en matière de gestion budgétaire et financière.

Missions

En matière de gestion administrative :

• Accueil physique et téléphonique, information et orientation des interlocuteurs.
• Gestion du courrier, tenue du chrono de la Direction et gestion des parapheurs.
• Gestion des agendas du directeur et de son adjoint, organisation de réunions.
• Organisation des déplacements et missions des agents de la direction.
• Saisie, présentation de notes et divers documents, rédaction de comptes rendus.
• Gestion du budget de fonctionnement de la direction (commandes, réception, service fait).
• Organisation et classement de documents numériques, archivage dans le respect de la réglementation.

En matière de gestion budgétaire (utilisation de SIFAC+) :

• Saisie de transferts de crédits, de commandes, ajustements/corrections éventuelles.
• Pilotage des régularisations des opérations d'achats et réservations voyages et hôtellerie.
• Pilotage des régularisations budgétaires des opérations sur carte achat.
• Installations des reprogrammations des crédits des Plateformes scientifiques.
• Traitement budgétaire des subventions aux organisations syndicales.
• Mise à jour et/ou création des bons de commandes pour la cour des comptes, huissiers et associations.
• Accompagnement des gestionnaires dans leurs missions quotidiennes.

En matière de gestion administrative des personnels de la Direction :

• Gestion des campagnes d'avancement, entretiens professionnels, demandes de formation.
• Suivi des opérations logistiques de recrutement et d'accueil des nouveaux arrivants.
• Suivi des permanences, des absences et tenue du planning des congés.
• Correspondant privilégié de la DDRH et de la DPRP pour la coordination des dossiers.

En matière de communication interne :

• Circulation des informations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction.
• Mise à jour de la page intranet de la DBF, dans le respect des instructions données.
• Contrôle du respect de la charte graphique de l'université.
• Gestion des listes de diffusion propres à la DBF.
• Correspondant privilégié de la DCOM concernant la communication interne.

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

• Environnement et réseaux professionnels.
• Finances publiques.
• Règles et techniques de la comptabilité.
• Systèmes d'information budgétaires et financiers.

Savoir-faire :

• Maîtriser les logiciels de bureautique et de gestion financière et comptable (SIFAC).
• Analyser les données comptables et financières.
• Appliquer des règles financières.
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes.
• Exécuter la dépense et la recette.
• Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Rendre compte.
• Communiquer et faire preuve de pédagogie.
• Mettre en œuvre des procédures et des règles.

Savoir-être :

• Excellent relationnel et sens du travail en équipe.
• Pédagogie et diplomatie.
• Disponibilité et réactivité.
• Adaptabilité et autonomie.
• Organisation et rigueur.
• Sens du service public.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Avantages

Le (la) titulaire du poste pourra contribuer à la réalisation de missions ou de projets pilotés par la DBF et pourra être sollicité(e) pour participer à des groupes de travail.