Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H

Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H

Entreprise : AGEPS

Ville : Paris 5e Arrondissement

Présentation

Tout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en œuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux, informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.

Missions

Le(la) responsable du secrétariat encadre l'assistante de direction et est garant(e) de la continuité de service du secrétariat de Direction/Communication/Direction des Affaires Économiques et Financières (DAEF)/Direction des Systèmes d'Information (DSI). Ses missions incluent :

• Accueil physique et téléphonique.
• Assistance à la Directrice, à la Directrice Adjointe, au Directeur des Affaires Économiques et Financières, à la Directrice des Systèmes d'Information et à la Responsable de la Communication :
• Gestion des agendas.
• Réservation et installation des salles de réunion.
• Gestion du courrier et des archives.
• Mise en forme de documents.
• Toutes autres tâches relevant de son domaine de compétence.
• Gestion des remboursements de frais de mission.
• Gestion des abonnements.
• Commandes et demandes d'achats.
• Rédaction et mise en forme de documents de communication.
• Diffusion du bulletin de la COMEDIMS.
• Gestion des pages intranet et internet.
• Diffusion de mails de communication.
• Mise à jour de l'annuaire interne et suivi du dossier cartes de visites.
• Organisation d'événements de communication : édition de documents et outils, installation, accueil, rangement.

Le(la) responsable du secrétariat peut être amené(e) à assurer la permanence des activités du secrétariat. Il(elle) assure également les missions suivantes :

• Gestion des gardes administratives des membres de l'équipe de direction.
• Mise à jour de la valise de garde.
• Gestion du dossier "Arrêtés de nomination" et actualisation des arrêtés.
• Gestion du dossier logement pour les personnes logées par nécessité ou utilité de service.
• Gestion et suivi des autorisations d'activité SAD et SEPBU en lien avec l'ARS.
• Assistance à la Direction de l'AGEPS dans la gestion de sujets ponctuels nécessitant la constitution d'un dossier et/ou un suivi dans la durée.

Profil recherché

• Compétences rédactionnelles : maîtrise du style administratif, correction grammaticale et orthographique.
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams ou autre outil de visioconférence.
• Sens relationnel et de communication.
• Rigueur, sens de l'organisation et des responsabilités.
• Capacité à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations.
• Capacité à gérer les urgences, le stress et les exigences liées au poste.
• Dynamisme et capacité d'adaptation.
• Capacités d'initiative, autonomie, capacité à alerter et rendre compte.
• Respect de la confidentialité et sens de la discrétion professionnelle.

Avantages

Nous offrons un environnement de travail stimulant et des opportunités de développement professionnel au sein d'une institution reconnue.