ASSISTANT USAGERS (H/F)

ASSISTANT USAGERS (H/F)

Entreprise : INSTITUT PUBLIC OCENS

Ville : Vertou

Présentation

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'accueil et votre capacité d'organisation. Réactif(ve) et autonome, vous recherchez un poste diversifié où le contact humain est au cœur de vos missions. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'assistante de direction et l'assistante usagers du site de Nantes, ainsi qu'avec l'ensemble des professionnels de l'Institut, les partenaires, les usagers et leurs familles. Une première expérience réussie en gestion administrative ou en secrétariat médical est souhaitée.

Missions

En tant qu'assistant(e) usagers, sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service, vous aurez pour missions :

• Accueil et renseignement des usagers et de leur famille.
• Planification des activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.).
• Gestion, saisie et classement des informations relatives aux dossiers usagers.
• Collaboration avec l'équipe médico-administrative et les responsables de services.

Vos activités incluront également :

• Accueil physique et téléphonique des usagers, familles, professionnels et partenaires.
• Mise à jour des dossiers usagers et élaboration de documents administratifs.
• Assurer la continuité du service en cas d'absence d'une collègue.
• Secrétariat médico-social et organisation des commissions d'admission.
• Coordination avec les chefs de service et participation à des groupes de travail.

Profil recherché

Niveau de qualification :

• Bac à Bac + 2 en gestion administrative.
• Expérience en secrétariat médical appréciée.

Savoir-faire :

• Accueillir, orienter et renseigner des personnes.
• Utiliser des procédures et réglementations spécifiques.
• Rédiger et mettre en forme divers documents.
• Classer des données et informations de diverses natures.
• Maîtrise des logiciels de base (Word, Excel, PowerPoint).

Savoir-être :

• Discrétion et rigueur.
• Qualités relationnelles : écoute, communication, diplomatie.
• Autonomie et initiative.

Avantages

Ce poste est positionné sous la responsabilité hiérarchique d'un Responsable du Service usagers. Vous serez en lien avec toutes les composantes de l'Institut, assurant un rôle d'accueil et de facilitateur. Vous travaillerez directement avec les assistantes usagers sur le site de Nantes, garantissant ainsi la continuité de service dans l'ensemble de vos missions.