Assistant(e) - Services généraux (H/F)

Assistant(e) - Services généraux (H/F)

Entreprise : OPTIMUM VIE

Ville : PARIS

Présentation

Optimum Vie est une filiale du Groupe Optimum, un groupe financier diversifié et privé d'envergure internationale. En tant que seule société française d'assurance vie de propriété canadienne, nous sommes agiles dans la création de produits d'assurance vie adaptés aux besoins réels de nos clients. Acteur de proximité, nous établissons une relation de confiance durable avec nos courtiers et partenaires, grâce à notre taille humaine et notre expertise qui nous permettent une grande réactivité face aux évolutions du marché.

Missions

En tant qu'Assistant(e) aux Services généraux, vos principales missions seront :

• Suivre, organiser et rationaliser l'état des stocks (fournitures de bureaux, consommables et imprimés) et établir les commandes selon les budgets établis.
• Organiser les salles de réunion en fonction des activités prévues.
• Participer à la gestion de l'archivage de l'entreprise.
• Suivre et initier des appels d'offres.
• Rédiger des documents et utiliser le pack Office.
• Interagir avec les directions (maîtrise des chiffres, aides ponctuelles sur des rapprochements, organisation de RDV).
• Utiliser la machine de mise sous pli pour l'envoi de documents.

Concernant le management et la maintenance des locaux, vous serez amené(e) à :

• Veiller à l'organisation et à la bonne tenue des biens immobiliers.
• Évaluer les besoins en maintenance et négocier les devis selon un budget établi.
• Planifier, coordonner et suivre l'exécution des contrats de maintenance.
• Superviser les opérations de propreté des locaux selon les normes de qualité, de sécurité et d'hygiène.
• Organiser et superviser les prestations pour les biens immobiliers d'Optimum Vie.
• Mettre en œuvre des actions correctrices si nécessaire.
• Être le binôme de l'accueil lors des congés/absences.

Vous participerez également à d'autres activités selon les demandes de votre direction.

Profil recherché

Nous recherchons un(e) candidat(e) avec :

• Une expérience dans des fonctions similaires en services généraux, gestion des locaux ou support administratif et logistique.
• Un BTS dans une discipline pertinente (assistanat, bureautique) serait un atout.
• Une disponibilité de 35 heures par semaine.
• Un salaire annuel brut compris entre 25 000€ et 30 000€.

Les qualités et aptitudes requises incluent :

• Aisance informatique (Word, Outlook et Excel).
• Excellent relationnel et sens du service à la clientèle.
• Sens de l'organisation.
• Initiative et proactivité.
• Autonomie.
• Discrétion.

Avantages

Pourquoi travailler chez Optimum ?

Rejoindre un groupe financier privé canadien d'envergure internationale, solide et performant, tout en bénéficiant d'une ambiance chaleureuse et de proximité, fière de ses valeurs corporatives et de son engagement philanthropique.

Quelques-uns de nos avantages :

• Travail en mode hybride et heures d'arrivée et de départ flexibles.
• Managers accessibles et à l'écoute des besoins.
• Environnement de travail stimulant, respectueux et axé sur le développement des employés.
• Événements d'entreprise : activités sociales, conférences, défis sportifs et plus encore.