Assistant de gestion administrative et RH (H/F)

Assistant de gestion administrative et RH (H/F)

Entreprise : FACS OCCITANIE

Ville : Toulouse

Présentation

Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, la FACS Occitanie recrute un.e assistant.e de gestion administrative et RH. Le poste est à pourvoir dès que possible, avec une fin de contrat prévue à la fin du mois de mai 2027. Sous la responsabilité de la responsable RH, l'assistant.e de gestion administrative et RH a pour mission principale de réaliser le suivi quotidien des dossiers administratifs de la fédération.

Missions

SUIVI DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS :

• Organise les réunions des instances (transmission des convocations CA/AG, recueil des participations et des pouvoirs, rédaction des PV).
• Assure le suivi des déclarations administratives et des formalités statutaires auprès des organismes compétents.
• Met à jour les bases de données des adhérents, administrateurs et partenaires.
• Assure l'archivage physique et numérique des documents institutionnels.

Relations avec les fournisseurs et prestataires :

• Assure le suivi administratif des contrats de maintenance, abonnements et prestations de services ainsi que le lien avec les prestataires.
• Suit les échéances contractuelles et prépare les renouvellements.
• Gère les stocks et effectue les commandes nécessaires (fournitures, etc.).
• Assure la gestion des véhicules de service (suivi entretiens, etc.).
• Recueille et transmet les devis et/ou factures au service comptabilité.
• Apporte un appui logistique à la gestion des maisons des réseaux de Toulouse et de Montpellier.
• Centralise les demandes des équipes et veille à leur bonne prise en compte par les prestataires.

Gestion organisationnelle et logistique de l'équipe opérationnelle :

• Organise les réunions et déplacements des salariés de l'équipe opérationnelle (réservations de salles, hôtels, etc.).
• Contribue à l'organisation logistique des événements, séminaires et rencontres du réseau en appui du service communication.
• Assure la logistique pour les nouveaux arrivants : mise à disposition du matériel, mises à jour des listes de diffusion, commandes des antivirus informatiques, etc.
• Veille au bon fonctionnement des équipements et des espaces de travail en lien avec les prestataires concernés.
• Gère le courrier sur le site de Toulouse.

APPUI RH - GESTION SOCIALE :

• Participe à la rédaction des offres d'emplois et assure leur diffusion (sites dédiés, service communication).
• Classe les candidatures recueillies sur le serveur et organise les entretiens d'embauche (convocations, accueil/affichage).

Gestion du personnel :

• Recueille les informations auprès des nouveaux salariés et réalise les déclarations préalables à l'embauche.
• Participe à l'administration du SIRH (mises à jour, archivage) et assure le lien avec les nouveaux salariés pour l'accès et la prise en main de l'outil.
• Organise le recueil des variables de paie chaque mois.
• Crée les fiches salariés auprès de la médecine du travail et assure le suivi des visites médicales.
• Gère les titres-restaurant (commandes, rechargements, suivi facturation).
• Dans le cadre des formations, transmet aux salariés les informations nécessaires et participe au dépôt des demandes de prise en charge auprès de l'OPCO Santé.

Profil recherché

Compétences et connaissances requises :

• Bac +2 (BTS, DEUG,...) en secrétariat/assistant de gestion PME-PMI.
• Connaissances en matière de droit social/droit du travail appréciées.
• SIRH (principes et fonctionnalités).
• Connaissance du secteur associatif et de la santé.

Qualités et atouts :

• Sens de l'organisation et des priorités.
• Rigueur et méthodologie.
• Réactivité et capacité d'anticipation.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Avantages

Rejoindre la FACS Occitanie, c'est intégrer une équipe dynamique au service de la vie associative et de la santé. Vous bénéficierez d'un environnement de travail stimulant et d'opportunités de développement professionnel.