Assistant de formation (H/F)

Assistant de formation (H/F)

Entreprise : Etcharry Formation Développement

Ville : USTARITZ

Présentation

Dans le cadre d'un futur départ à la retraite, nous recherchons un(e) Assistant(e) de formation en CDI à temps plein pour rejoindre notre équipe et contribuer au bon déroulement des parcours de formation. Vous aimez accompagner et trouver des solutions ? Vous appréciez le contact avec des publics variés et souhaitez exercer un métier au cœur de l'activité d'un organisme de formation ? Alors, ce poste est peut-être fait pour vous !

Missions

Au sein de l'équipe et en lien avec l'Ingénierie de formation, vous êtes un véritable point d'appui dans le fonctionnement quotidien des formations. Votre rôle est à la fois administratif, relationnel et opérationnel.

• Assurer le suivi des parcours de formation :
  • Suivre administrativement les dossiers des étudiant(e)s tout au long de leur parcours.
  • Préparer et suivre les documents nécessaires à la formation : inscriptions, conventions, contrats, convocations, attestations, émargements, évaluations.
  • Mettre à jour les données dans les outils de gestion et veiller à leur fiabilité.
  • Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents.
  • Effectuer la saisie pour garantir la gestion administrative et la conformité des dossiers.
  • Veiller au respect des échéances et effectuer les relances nécessaires.
• Contribuer au bon déroulement des formations :
  • Participer à l'organisation pratique des formations.
  • Organiser les aspects logistiques : salles, équipements, documents et informations pratiques.
  • Assurer le lien avec les intervenant(e)s et prendre en compte leurs besoins.
  • Apporter un premier niveau d'assistance dans l'utilisation des outils nécessaires aux formations.
  • Identifier les difficultés et contribuer à leur résolution.
• Être un interlocuteur privilégié :
  • Participer à l'accueil des étudiant(e)s, formateur(trice)s, intervenant(e)s, employeurs, financeurs, partenaires et prestataires.
  • Apporter des réponses claires, fiables et adaptées, dans un esprit de service et de coopération.
• Participer à la qualité et à l'amélioration continue :
  • Contribuer au suivi des éléments nécessaires à la facturation, aux financements et au reporting.
  • Participer à la préparation des bilans, enquêtes et éléments liés à la qualité.
  • Contribuer à la fiabilisation des données et à la traçabilité des activités.
  • Être force de proposition pour améliorer l'organisation et les pratiques.
• Participer à la promotion des formations :
  • Contribuer aux journées portes ouvertes, forums, salons, réunions d'information et autres événements permettant de faire connaître les formations et l'activité d'Etcharry.

Profil recherché

Vous êtes avant tout une personne organisée, rigoureuse et dynamique, qui apprécie de travailler dans un environnement où les journées ne se ressemblent pas. Vous savez gérer plusieurs activités en parallèle, hiérarchiser vos priorités et respecter les échéances.

Vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre sens de l'organisation et votre rigueur.
• Votre aisance relationnelle et votre sens du service.
• Votre capacité à travailler en équipe.
• Votre autonomie et votre capacité d'initiative.
• Votre réactivité face aux imprévus.
• Votre discrétion et votre fiabilité.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et numériques et savez vous adapter à différents outils de gestion. Une connaissance de l'outil de gestion des formations "Ypareo" serait appréciée. Une connaissance du secteur de la formation, ou des secteurs social, médico-social ou de l'animation, serait également un plus.

Avantages

Rejoindre notre équipe, c'est intégrer un environnement dynamique et stimulant, où chaque jour est une nouvelle opportunité d'apprendre et de contribuer à la réussite des parcours de formation.