Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Entreprise : MISSION LOCALE DES JEUNES SUD DEUX SEVRES

Ville : NIORT

Présentation

L'assistant(e) de direction soutient l'activité de l'équipe d'encadrement de la Mission Locale, composée de la directrice, du responsable de secteur et du responsable administratif et financier. Il/elle facilite l'organisation quotidienne des activités et assure le bon suivi et classement administratif des dossiers en lien avec les interlocuteurs externes.

Ce poste requiert une aide à la décision par la préparation des dossiers, ainsi que la collecte et la mise en forme des indicateurs de pilotage. Les activités sont menées de manière autonome sous la responsabilité de l'équipe d'encadrement, avec une attention particulière portée à la qualité des comptes-rendus. L'assistant(e) de direction est également garant(e) de l'image professionnelle de la Mission Locale, tant en interne qu'en externe.

Missions

Les activités principales du poste (liste non limitative, susceptible d'évolution) incluent :

• Organisation des activités :
  • Prise de rendez-vous
  • Organisation de réunions et instances associatives (mise en place matérielle, invitations, compte-rendu, à l'exclusion de la production des bilans)
  • Gestion des emails et courriers
  • Préparation des supports de communication interne, mise à jour de listings et tableaux de suivi
• Suivi administratif :
  • Suivi et classement des dossiers de la direction
  • Gestion de l'archivage des pièces à conserver
  • Collecte et mise en forme des indicateurs de pilotage, notamment par extraction d'i-milo
• Gestion des ressources humaines :
  • Gestion administrative des recrutements
  • Tenue des dossiers du personnel, suivi des contrats et avenants, fin de carrière, etc.
• Gestion des ressources matérielles :
  • Gestion opérationnelle du matériel
• Gestion comptable :
  • Intervention ponctuelle sur des actes comptables sous la responsabilité de la RAF

Conditions d'exercice

• Temps de travail annualisé, planning variable ajusté aux besoins de la structure, travail possible jusqu'à 20h (de manière exceptionnelle)
• Contact avec l'ensemble des personnels de la Mission Locale et des partenaires
• Télétravail possible (au bout de 6 mois d'ancienneté) selon les conditions prévues par l'accord collectif

Profil recherché

Les qualités et compétences attendues pour ce poste incluent :

• Maitrise de la communication écrite et orale
• Maitrise de l'outil informatique et de la suite bureautique MICROSOFT
• Connaissances fondamentales en droit du travail
• Connaissances fondamentales en analyse statistique
• Respect strict de la confidentialité
• Rigueur et sens de l'organisation
• Autonomie et qualité du compte-rendu

Avantages

Ce poste offre une opportunité de travailler dans un environnement dynamique et engagé, avec des possibilités d'évolution et de télétravail après une période d'ancienneté.